人に正しく伝えるのは難しい。
ほうれん草って栄養価が高いです…
そのホウレンソウではなく、報連相についてです。
「報告」「連絡」「相談」という仕事の基本中の基本のことです。
それぞれの意味をgoo国語辞書で調べました。
「報告」
告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。「出張の報告」「事件の顛末 (てんまつ) を報告する」「研究の中間報告」
「連絡」
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１ 関連があること。「一見何の―もない二つの事件」
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２ 気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」「本部に―する」
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３ 二つの地点が互いに通じていること。また、異なる交通機関が一地点で接続していること。「私鉄と―する駅」「―橋」
「相談」
問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。「相談がまとまる」「相談に乗る」「友人に相談する」「身の上相談」
といった意味のようです。
共通点は何でしょうか？
共通点は、
「相手や対象に物事を伝えることです。」
よくある誤解や問題で、
・伝えたつもり
・伝わっていない。
・何を伝えているのかわからない。
・聞いていない。
・そんなことは言っていない。
・誤解である。
・（「報告」「連絡」「相談」）が足りない。
といったことですね。
当たり前なことなのに出来ていないというのは、
”伝え方が間違っている”可能性が高いです。
私もコミュ力が低い方なので、
仕事上でのやりとりで誤解を生んだり、
連携不足という失敗を招くことがあります。
よくよく考えてみれば、
この報連相が上手く出来ていないのだと気づきました。
「伝え方」というのはあらゆることで大切で、
これがうまくいかないことでトラブルを招いたり、
人間関係にも悪影響を及ぼします。
右を向いてと相手に言った場合、
相手はあなたの思う右を向くでしょうか。
大抵の場合、
言われた相手の右手側を向くでしょう。
ですが、
あなたからみて右だと伝えたかった場合、
反対を向いてしまう事になります。
電話で伝えた場合、
Aさん「右の方に〇〇があるよ。」
Bさん「え、右ってどっち？」
Aさん「右だよ右。」
Bさん「え、こっち？」
Aさん「右だってば。」
Bさん「わかんないよ。何がある方？」
Aさん「でっかい看板がある方だよ。」
Bさん「でっかい看板…あ、これね。」
こんな会話無駄ですよね。
Bさんの立場になって、
「そっちからみて右手にある看板の隣に〇〇があるよ。」
という一言ですぐに終わるのです。
どう伝えるのかという今回のテーマですが、
先ほども言った通り、
相手や対象がいることが前提になります。
まず、
話し手（発信者）は”どう伝えるのか”
How？という視点で考えてみます。
What？ 何で伝えるのか良いだろうか。
①言葉か文字か
②電話かFAXか、アナウンスか、直接か。
③説明した方がいいのか、まず見てもらうのがいいか
④必要な情報だけをまとめて伝えたらいいか。ありのままを伝えたらいいか。
When？ いつ伝えるのが良いだろう。
①緊急だろうか。
②後でいいだろうか。
③いつまでに伝えればいいだろうか。
・Who？ 誰に伝えたらいいだろうか。
①関係する人にだけでいいか。
②関係のない人にも伝えるべきか。
・Where？ どこで伝えたらいいか。
①内密な話ではないか。
②プライバシーの配慮はいるのか。
③一度に伝えられる環境か。
④ゆっくりと話が出来る場所か。
・Why？ そもそもなぜ伝える必要があるのか。
①伝える目的をはっきりとさせる。
②伝えなかった場合の結果を考える。
③大事な点をまとめる。
こんな感じで、
正しく伝えるためには様々な視点から考える必要があります。
伝言ゲームという遊びをしたことがあるでしょうか。
背中に書いて教える方ではなく、長文などを次の人に伝えていく方です。
なぜこのゲームは次々と答えが変わっていくのでしょうか。
それは、”ありのままを伝えていないから”です。
長い文章だと途中で省略したり、
要約をしてしまったりするので、
表現方法が変わることでその人の持つ印象の違いからズレが生じてしまうのです。
この伝言ゲームから学べることは、
個人の主観は入れず、ありのままを伝えるべきということです。
また、伝え方ですが、
抽象的であるほど相手は考えなくてはいけません。
指示語といった代名詞や、
形容詞を多く使った表現は相手を誤解させてしまうリスクがあります。
例えば、
対象物が大きいと表現した場合、
受け手によってはそれは大きくないと判断してしまうかもしれません。
細長いと表現した対象物も、
人によっては細くないと捉える人もいるでしょう。
～みたいなとか、
あれが相当な○○で、
とかそういった表現も相手には伝わりづらいですね。
なので、
大事なことは、
”出来るだけ具体的で客観的な事実”
を伝えることです。
人は大抵、
「思い込み」を引き起こします。
これは無意識な脳の特性なので根本的に変えられるものではありません。
ですが、
自分の思い込みを把握することで思い込みを修正できます。
ということで、
皆さんも「報連相は伝え方が大事」だと思い返してみませんか。
ほうれん草を食べると頭が働き、
疲労回復しますよ。
